ROYNAT CAPITAL
NOTES JURIDIQUES

Entente relative à la confidentialité – Roynat Inc.

Dernière mise à jour : novembre 2008

Roynat Inc., une filiale en propriété exclusive de La Banque de Nouvelle-Écosse (Banque Scotia), exerce ses activités dans le domaine des services financiers. Directement ou indirectement par l’intermédiaire de ses filiales et de ses sociétés affiliées (désignées collectivement sous le nom de Groupe Roynat) et sous divers noms commerciaux, Roynat fournit, directement ou dans le cadre d’une syndication, des financements traditionnels et non traditionnels. Ces services financiers peuvent comprendre des prêts à terme, des baux, des obligations ou des actions subordonnées, des conseils stratégiques, l’aide au rachat par la direction ou aux rachats financés par emprunt, la gestion de patrimoine ainsi que d’autres services de conseils financiers et de conseils aux entreprises. Notamment, Roynat aide les entreprises à assurer leur croissance, à financer et à réaliser des fusions, acquisitions et désinvestissements, à restructurer leur dette ou leur capital-actions ou encore à établir des partenariats stratégiques.

La confidentialité de vos renseignements est importante pour Roynat. La présente entente énonce les pratiques de Roynat en matière de gestion des renseignements, notamment en ce qui a trait au type de renseignements recueillis, à la manière dont ils sont utilisés et à qui ils sont divulgués. Selon la nature de votre relation avec Roynat, d’autres ententes en matière de confidentialité peuvent également s’appliquer à vos renseignements.

Définitions importantes

Vous (et les déterminants votre et vos) désigne toute personne ou entité, qu’il s’agisse d’un particulier, d’une entreprise, d’une institution ou d’une entité gouvernementale, qui a fait ou signé une demande pour un service que nous proposons – y compris un codemandeur, une caution ou un représentant d’une personne ou d’une entreprise, p. ex. un administrateur, un dirigeant ou un employé.

Nous (et les déterminants notre et nos) et Roynat désignent le Groupe Roynat et les autres membres du Groupe Banque Scotia, ce qui comprend tout programme ou toute coentreprise auquel une de ces entités participe.

Le Groupe Banque Scotia désigne l’ensemble de La Banque de Nouvelle-Écosse et toutes ses filiales ou sociétés affiliées, ce qui comprend tout programme ou toute coentreprise auquel une de ces entités participe.

Un service désigne un produit financier, un service financier ou un service de conseils aux entreprises que nous proposons.

Collecte, utilisation et divulgation de renseignements vous concernant

  1. Si vous demandez, cautionnez ou utilisez un service, et tant que vous recevez ce service, vous acceptez ce qui suit :

    Nous pouvons vous demander ou recueillir sur vous certains renseignements, notamment :

    • vos nom au complet, adresse et date de naissance, conformément aux exigences de la loi;
    • au moins une pièce d’identité avec photo émise par un gouvernement, comme un passeport ou un permis de conduire valide, ainsi que tout autre document ou moyen de confirmer votre identité que nous jugeons acceptable;
    • les statuts constitutifs de votre entreprise, ce qui comprend le numéro d’enregistrement et le type d’entreprise;
    • des documents confirmant votre droit de représenter l’entreprise, comme une procuration ou un certificat de secrétaire;
    • des renseignements sur votre situation financière et vos avoirs, comme votre revenu annuel, vos antécédents en matière de crédit, un bilan de vos avoirs et de vos dettes ainsi que d’autres états financiers;
    • votre expérience professionnelle, votre curriculum vitæ et vos liens, actuels et passés, avec d’autres personnes ou entreprises;
    • votre couverture d’assurance, votre assurabilité et votre admissibilité à un cautionnement;
    • des renseignements concernant des propriétaires véritables, des intermédiaires et d’autres tiers, comme votre conjoint, si ces renseignements sont requis par la loi.

    Dans le cas des personnes morales, comme les sociétés par actions, les sociétés de personnes, les fiducies ou les successions, nous pouvons recueillir les renseignements susmentionnés, selon le cas, auprès de chacun des représentants autorisés, associés, fiduciaires ou liquidateurs.

    Nous pouvons recueillir ces renseignements auprès de toute personne ou de tout organisme, les utiliser et les leur communiquer pour :

    • confirmer votre identité;
    • confirmer le statut de votre entreprise;
    • comprendre vos besoins;
    • déterminer si nos services vous conviennent;
    • déterminer si vous êtes admissible à nos services;
    • proposer, établir et gérer des services qui répondent à vos besoins, ce qui comprend la satisfaction des exigences en matière de rapports et de vérification;
    • vous fournir des services sans interruption;
    • fournir des conseils stratégiques;
    • syndiquer ou vendre des baux, des prêts, d’autres placements ou des intérêts dans ceux ci.
    • nous conformer aux lois ou aux règlements;
    • évaluer et gérer les risques pour nous, ce qui comprend prendre des décisions en matière de risque financier, de risque commercial ou de risque de crédit;
    • prévenir ou détecter les fraudes ou les activités criminelles ainsi que gérer et régler toute perte réelle ou potentielle découlant d’une fraude ou d’une activité criminelle.

    Nous pouvons divulguer les renseignements personnels ou commerciaux vous concernant au Groupe Banque Scotia pour les raisons susmentionnées, notamment afin de les transmettre à des tiers qui désirent participer à la syndication d’un prêt, bail ou autre placement pour lequel ces renseignements sont pertinents, ou à des tiers qui participent à l’évaluation du risque ou au contrôle préalable dans le cadre d’une opération financière ou d’une opération financière projetée. Nous pouvons transmettre ces renseignements dans des pays où nous faisons affaire. Par conséquent, il se peut que des organismes de réglementation aient accès à vos renseignements conformément aux lois en vigueur dans les pays en question.

    Nous ne fournissons pas directement tous les services liés à la relation bancaire que vous entretenez avec nous. Nous pouvons avoir recours aux services de tiers fournisseurs de services pour traiter ou gérer en notre nom des renseignements et pour qu’ils nous aident à effectuer diverses tâches comme l’impression, la distribution de courrier, le traitement de données, le marketing, la prestation de services de soutien à la clientèle et la production d’analyses statistiques concernant nos services. Pour ce faire, vous nous autorisez à leur communiquer des renseignements sur vous.

    Nos fournisseurs de services étant situés partout dans le monde, il se peut que des organismes de réglementation aient accès à vos renseignements conformément aux lois en vigueur dans les pays où nos fournisseurs exercent leurs activités. Lorsque des renseignements sont communiqués à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils appliquent des normes de sécurité conformes aux pratiques du Groupe Roynat en matière de gestion des renseignements.

  2. Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer votre numéro d’assurance sociale ou d’autres numéros d’identification personnelle ou d’entreprise à des fins fiscales, conformément aux exigences de la loi dans de nombreux territoires où Roynat exerce ses activités. En outre, il se peut que nous vous demandions votre numéro d’identification fiscal ou un autre numéro d’identification personnelle ou d’entreprise, dans la mesure où la loi le permet, à des fins de vérification et de transmission de renseignements à des agences d’évaluation du crédit et de confirmation de votre identité. Cela nous permet de recueillir vos renseignements sans risque qu’il y ait de confusion avec d’autres clients, notamment ceux dont le nom est similaire, et d’assurer l’intégrité et l’exactitude de vos renseignements.
  3. Vous convenez de nous fournir des renseignements complets et véridiques. Si des renseignements changent ou deviennent inexacts ou périmés, vous êtes tenu de nous en informer pour que nous puissions mettre à jour nos dossiers.
  4. Vous convenez que ce service est utilisé uniquement pour votre profit et, le cas échéant, pour le profit des personnes qui participent également à l’entente. Si ce n’est pas le cas, vous êtes tenu de nous communiquer les renseignements sur les tiers pouvant tirer avantage de ce service et sur leurs liens avec vous.
  5. Nous pouvons vérifier les renseignements pertinents que vous nous avez fournis auprès de votre employeur, des personnes que vous nous avez indiquées comme références, d’organismes gouvernementaux ou d’autres sources indépendantes fiables. Nous pouvons aussi effectuer des vérifications de vos antécédents qui pourraient comprendre, le cas échéant, la vérification des renseignements sur vos emplois, de vos diplômes, de vos références et de votre statut professionnel. Vous autorisez toute personne avec qui nous pourrions communiquer à cet égard à nous fournir les renseignements demandés. Nous pouvons refuser d’établir ou de poursuivre des relations ou d’effectuer des opérations avec vous pour des raisons juridiques, ou si vous insistez sur l’anonymat ou si vous nous fournissez des renseignements faux ou contradictoires.
  6. Nous pouvons consulter diverses bases de données du secteur des services financiers ou communiquer avec des organismes d’enquête privés liés au type de service en question. Vous nous autorisez à communiquer des renseignements vous concernant à ces bases de données et organismes d’enquête. Au Canada, les organismes d’enquête sont désignés en vertu de la réglementation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
  7. Nous pouvons surveiller votre compte afin de satisfaire à nos obligations juridiques et réglementaires, ce qui peut comprendre l’utilisation de systèmes de surveillance automatisés pour prévenir ou détecter des fraudes ou des activités criminelles comme le blanchiment d’argent ou le financement d’activités terroristes. Vous convenez que nous pouvons divulguer vos renseignements au Groupe Banque Scotia à ces fins, notamment pour surveiller les opérations dans vos comptes, enquêter sur des opérations inhabituelles ou suspectes et, au besoin, signaler ces opérations à des organismes chargés de l’application de la loi.
  8. Vous convenez que nous pouvons surveiller ou enregistrer les conversations téléphoniques que nous avons avec vous, et le contenu d’une conversation téléphonique peut être conservé. Cette mesure vise à constituer un dossier avec les renseignements que vous fournissez pour s’assurer que vos directives seront suivies à la lettre et à faire en sorte que les normes en matière de service à la clientèle soient respectées.
  9. Lorsque vous faites ou signez une demande pour recevoir un de nos services ou acceptez d’en recevoir un, nous pouvons utiliser, transmettre, obtenir, vérifier, communiquer ou échanger des renseignements de crédit ou d’autres renseignements sur vous. Les destinataires ou fournisseurs de ces renseignements peuvent être des agences d’évaluation du crédit, des assureurs hypothécaires, des assureurs garantissant les créances, des bureaux d’enregistrement, d’autres sociétés du Groupe Banque Scotia, d’autres personnes avec qui vous pouvez entretenir des relations financières et toute autre personne ou entité, lorsque la loi le permet ou l’exige. Nous pouvons procéder ainsi tant que durera la relation que nous entretenons avec vous. Nous pouvons continuer à divulguer vos renseignements personnels à des agences d’évaluation du crédit même après que le prêt ou la facilité de crédit a été résilié. Vous autorisez également toute personne avec qui nous pourrions communiquer à cet égard à nous fournir les renseignements demandés.
  10. Nous pouvons transmettre des renseignements sur vous à d’autres sociétés membres du Groupe Banque Scotia (lorsque les lois le permettent) afin que celles-ci puissent vous informer de leurs produits et services. Font partie du Groupe Banque Scotia des sociétés qui proposent au public les services suivants : dépôts, prêts et autres services financiers personnels; cartes de crédit, de débit et de paiement; courtage de plein exercice et réduit; prêts hypothécaires; services fiduciaires et services de garde de titres; assurance; gestion des placements et planification financière; et fonds communs de placement. Votre consentement à cet égard vaut pour toute entité qui pourrait un jour faire partie du Groupe Banque Scotia. Par ailleurs, nous pouvons vous transmettre de l’information provenant de tiers que nous aurons choisis. La relation d’affaires que nous entretenons avec vous n’est pas conditionnelle à votre consentement à cet égard et vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir ci-après). Pour une liste des sociétés affiliées et des filiales de la Banque Scotia au Canada, veuillez consulter le Bilan des contributions communautaires/ Déclaration sur la responsabilité sociale disponible au site Web de la Banque Scotia, à www.banquescotia.com.
  11. Si nous vendons des actifs de Roynat, d’un autre membre du Groupe Banque Scotia ou d’un tiers pertinent auquel Roynat fournit des services, nous pourrons transmettre les renseignements que nous possédons sur vous à l’acheteur potentiel. Nous exigerons de tout acheteur potentiel qu’il protège et utilise les renseignements fournis d’une manière conforme aux pratiques de Roynat en matière de gestion des renseignements.
  12. Nous pouvons conserver dans nos dossiers et utiliser les renseignements que nous détenons sur vous aussi longtemps qu’il le faudra pour les besoins de la présente entente, et ce, même si vous cessez d’être notre client.

Refus de consentir ou retrait du consentement

En choisissant de fournir à Roynat des renseignements personnels et commerciaux vous concernant, vous consentez à leur utilisation conformément aux principes énoncés dans la présente entente. Si vous ne convenez pas de ces modalités, vous ne devez pas fournir ces renseignements à Roynat. Par exemple, sous réserve des exigences légales, réglementaires et contractuelles, vous pouvez refuser de consentir à ce que nous recueillions, utilisions ou divulguions des renseignements sur vous, ou retirer en tout temps votre consentement à ce que nous poursuivions la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements, moyennant un préavis raisonnable. Dans certains cas, cependant, il se peut qu’en raison du retrait de votre consentement nous ne puissions pas vous fournir ou continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être profitables.

De plus, lorsqu’une convention exécutoire a été conclue, par exemple lorsque vous êtes devenu la caution d’une dette ou êtes le dirigeant d’une société à qui Roynat fournit des services, vous pourriez ne pas avoir le droit de retirer vos renseignements personnels ou commerciaux parce que ce retrait pourrait avoir une incidence défavorable sur la valeur d’un actif d’une société. Nous donnerons suite à vos instructions dans les plus brefs délais. Cependant, il est possible que certaines utilisations de vos renseignements personnels ou commerciaux ne puissent être interrompues immédiatement.

Vous ne pouvez refuser de consentir à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements requis par des tiers fournisseurs de services dont la contribution est essentielle à la prestation des services ou par des organismes de réglementation, y compris les organismes d’autoréglementation. Certains de nos fournisseurs de services peuvent être à l’étranger; il se peut que des organismes de réglementation aient accès à vos renseignements personnels conformément aux lois en vigueur dans les pays où se trouvent ces fournisseurs.

Vous pouvez demander en tout temps que nous cessions d’utiliser les renseignements vous concernant pour promouvoir nos services ou les produits et services de tiers que nous avons choisis ou de divulguer ces renseignements à d’autres membres du Groupe Banque Scotia.

Si vous désirez refuser ou retirer votre consentement, comme il est prévu dans la présente entente, il suffit de communiquer avec le bureau avec lequel vous faites affaire. Vous pouvez également envoyer un courriel à l’adresse cpo@roynat.com.

Modifications de la présente entente

Il est entendu que nous pouvons modifier la présente entente en tout temps pour tenir compte des modifications législatives et de toute autre question pertinente, et que vous serez lié par ces modifications. Nous afficherons l’entente modifiée dans le site Web de Roynat, à http://www.roynat.com/fr/. Nous pouvons aussi vous en envoyer un exemplaire par la poste. Nous vous invitons à lire périodiquement cette entente afin d’être bien au courant de la manière dont Roynat protège la confidentialité de vos renseignements personnels et commerciaux

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